グループウェアとは
グループウェアとは、社内コミュニケーションや情報共有を円滑にし、業務効率化を促進するためのツールです。グループチャットやファイル共有、メンバーのスケジュール管理、社内設備の予約機能など、チームやグループが効率的に作業を進めるための機能が豊富に搭載されています。
グループウェアを活用することで、業務効率化はもちろん、チームでの連携強化や意思決定のスピード向上などが期待できるため、企業規模問わず多くの企業で導入されています。
以下の記事では、グループウェアの基本機能や種類などを詳しく解説しているため、あわせて参考にしてください。
中小企業がグループウェアを導入するメリット
ここでは、中小企業がグループウェアを導入した際に得られるメリットを紹介します。
情報共有や業務連絡が効率化する
中小企業では情報共有が口頭や個別チャットに偏りやすく、連絡ミスや伝達漏れが発生しやすい傾向があります。特定の社員に情報が集中し、業務が属人化するケースも少なくありません。
グループウェアを導入すれば、掲示板やチャット、ファイル共有機能などにより、業務連絡を一元管理できます。全員が同じ情報をリアルタイムで確認できる環境が整うことで、少人数でもスムーズな連携が可能になります。
業務の進捗が把握しやすくなる
中小企業では従業員が複数の業務を兼任していることが多く、業務の進捗が個人の中にとどまりやすい傾向があります。そのため、状況が把握しにくく、確認や引き継ぎに手間がかかることも。
グループウェアのタスク管理機能を活用すれば、誰がどの業務を担当し、どこまで進んでいるかをチーム全体で可視化できます。進捗状況を共有することで、業務の抜け漏れや属人化の防止につながり、少人数体制でも効率的に作業を進めやすくなります。
ツールを一本化することでITコストを削減できる
中小企業では限られた予算内でIT環境を整備する必要があり、複数のツールを導入・運用するのは負担になりがちです。例えば、チャット・スケジュール・ファイル共有・Web会議などを別々に用意すると、コストも管理手間もかさみます。
グループウェアでこれらの機能を一本化すれば、契約や操作がシンプルになり、コスト削減と業務効率化の両立が図れます。
リモートワーク環境の整備がしやすくなる
IT専任者がいない中小企業では、テレワークのためのシステム導入に手が回らないこともあります。
グループウェアを導入すれば、チャットやファイル共有、スケジュール確認などをインターネット経由で行えるため、特別なシステムを用意せずにリモートワークを実現可能です。場所にとらわれずに業務が進められるようになり、柔軟な働き方の推進にもつながります。
中小企業向けグループウェアの選び方
中小企業がグループウェアを導入する際に意識したいポイントを紹介します。
必要最低限の機能が揃っているか
中小企業では、限られた人員で複数の業務をこなすことが多く、すべての機能を使いこなすのが難しい場合もあります。そのため、スケジュール管理、ファイル共有、チャットなど、日常業務でよく使う機能が揃っていれば十分なケースも少なくありません。多機能なツールよりも、自社の業務フローに合ったシンプルな製品を選ぶことで、導入や運用のハードルを下げられます。
操作がわかりやすく、ITに不慣れな人でも使えるか
中小企業ではITに詳しい人材が社内にいないことも多く、ツールの操作が難しいと活用が進まない要因になります。そのため、直感的な操作ができるインターフェースや、説明書がなくても迷わず使える設計かどうかが重要です。特にパソコン操作に不慣れな社員がいる場合でも、ストレスなく使えるかどうかは、定着率に直結します。マニュアルやサポート体制の有無も確認しておくと安心です。
コストが自社の予算に見合っているか
IT投資にかけられる予算が限られている中小企業にとって、料金体系は重要な検討項目です。例えば、１ユーザーあたりの月額費用が明確で、必要な人数分だけ契約できる従量課金型であれば、無駄なく導入できます。また、初期費用の有無や無料トライアルの有無、最低契約期間などもチェックすべきポイントです。将来的に利用人数を増やすことを見越して、柔軟に拡張できるかどうかも確認しておきましょう。
クラウド型かどうか
中小企業では自社でサーバーを管理したり、システムを構築したりするのが難しい場合もあるため、クラウド型のグループウェアが適しています。クラウド型であれば、インターネット環境があればどこからでも利用できるため、在宅勤務や出先での業務にも対応できます。また、サーバーの保守やバージョン管理などの負担もなく、ITに詳しい人がいなくてもスムーズに運用できる点が大きなメリットです。
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中小企業向けグループウェアの特徴
中小企業では、人数やITリソース、予算の制約がある中でも、社内の情報共有や業務効率化を実現する必要があります。そのため、導入や運用のハードルが低く、使いやすさとコストパフォーマンスに優れたグループウェアが選ばれる傾向にあります。実際に紹介している製品には、以下のような特徴があり、中小企業のニーズにマッチしています。
- ● 初期費用無料・１ユーザーあたり月額200円〜など、導入しやすい料金体系
- ● Webメール・ファイル共有・スケジュール・ワークフローなど、日常業務に必要な機能を網羅
- ● ITに不慣れな社員でも使いやすい、直感的なUI・操作性
- ● セキュリティやサポート体制が整っており、はじめての導入でも安心
- ● クラウド型が中心で、リモートワークや外出先でも柔軟に利用可能
- ● 多くの製品に無料プランや長期間の無料トライアルがあり、スモールスタートに適している
- ● カスタマイズ性や拡張性があり、成長段階に応じた柔軟な対応が可能
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【比較表】中小企業におすすめのグループウェア
中小企業におすすめのグループウェアを比較表で紹介します。各製品の詳細情報については、後ほど紹介しているので、気になる製品をチェックしてみてください。
| J-MOTTOグループウェア | desknet's NEO | サイボウズ Office | Garoon | HotBiz8 | kintone | |
| 全体評価点 |
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3.9 |
☆☆☆☆☆
★★★★★
3.9 |
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.0 |
☆☆☆☆☆
★★★★★
3.9 |
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.4 |
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.0 |
| 提供形態 | クラウド/SaaS/ASP | オンプレミス/クラウド/パッケージソフト/SaaS/ASP | クラウド/SaaS | オンプレミス/クラウド/SaaS | クラウド | クラウド/SaaS |
| 従業員規模 | 全ての規模に対応 | 全ての規模に対応 | 250名未満 | 全ての規模に対応 | 全ての規模に対応 | 全ての規模に対応 |
| 3つのポイント |
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| 機能 |
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| 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ |
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▶中小企業におすすめのグループウェア（コスト重視）
つづいて、各製品の特徴を詳しく見ていきましょう。まずは、「できるだけ費用を抑えて、最小限の機能から使ってみたい」という企業におすすめのタイプを紹介します。気になる製品は緑の「＋資料請求リストに追加」ボタンでカート追加しておき、あとからまとめて資料請求ができるので、製品選びにご活用ください。
J-MOTTOグループウェア
- 1人当たり200円～の低コスト！
- 直感的にわかる画面と使いやすい26機能
- 専門知識がなくても安心。充実のサポート
リスモン・ビジネス・ポータル株式会社が提供する「J-MOTTOグループウェア」は、低価格で使いやすさが魅力のグループウェアです。セキュリティ環境やサポート体制も整っているため、はじめてグループウェアを導入する企業でも安心して運用できます。画面の見やすさをはじめ、標準で搭載されている機能も26種類と充実しており、値段以上の活躍が期待できるでしょう。20ユーザーまでなら月額4,000円で導入が可能で、コストがネックになっている中小企業におすすめのグループウェアです。
| 対象企業規模 | すべての規模に対応 | 提供形態 | クラウド / SaaS / ASP |
| 参考価格 | 初期費用無料 月額200円～/ユーザー | 無料トライアル | ◯（最大３か月） |
| 対応機能 | Webメール機能 / ファイル共有機能 / ワークフロー機能 / プロジェクト管理機能 / 勤怠管理機能 / 経費精算機能 | ||
NI Collabo 360
- 30を超える機能が月額360円！生産性向上を360°アシスト
- ワークフローや経費精算、安否確認も標準搭載で専用ソフト不要
- スマホアプリが無料で使えてモバイル利用も快適
株式会社NIコンサルティングが提供する「NI Collabo 360」は、情報共有から業務改善、経営支援までを一括管理できる統合型グループウェアです。スケジュールやワークフロー、経費精算、SFA/CRM連携、テレワーク支援など30以上の機能を搭載し、組織の生産性向上を支援します。月額360円というコストパフォーマンスの高さも魅力です。
| 対象企業規模 | すべての規模に対応 | 提供形態 | オンプレミス / クラウド / パッケージソフト / SaaS / ASP |
| 参考価格 | 初期費用無料 クラウド版：月額360円/ユーザー（税込み） | 無料トライアル | ◯（30日間） |
| 対応機能 | Webメール機能 / ファイル共有機能 / ワークフロー機能 / プロジェクト管理機能 / 勤怠管理機能 / 経費精算機能 | ||
GroupSession
- 掲示板や在籍管理など20種類以上の機能を搭載
- エンタープライズ版はサポートが充実
- クラウド版はスマートフォンアプリにも対応
日本トータルシステム株式会社が提供する「GroupSession」は、スケジュール管理やワークフロー、ファイル共有、チャット機能などを備えた多機能グループウェアです。無料版からクラウド型、大規模向けオンプレミス型まで柔軟に選べるため、企業から自治体まで幅広く対応。使いやすさと安全性を兼ね備えた業務支援環境を提供します。
| 対象企業規模 | すべての規模に対応 | 提供形態 | オンプレミス / クラウド / SaaS / ASP |
| 参考価格 | byCloud：月額300円～/ユーザー ※無料プランあり | 無料トライアル | ◯（クラウド版：30日間） |
| 対応機能 | Webメール機能 / ファイル共有機能 / ワークフロー機能 | ||
OfficeView
- 企業に必要な「パーツ」だけ購入！最低限のコストで運用スタート
- 米・中・韓の3か国語対応でグローバル企業でも活躍！
- 部署を基軸としたアクセス権限でセキュアに運用！
株式会社Knowlboが提供する「OfficeView」は、必要な機能だけを選んで導入できるクラウド型グループウェアです。スケジュールやタスク管理、勤怠、ワークフローなど多様な機能を備えつつ、最小構成での運用が可能なため、無駄なコストを抑えながら業務効率化を支援します。情報共有や来訪者・施設の管理機能も充実しており、柔軟でシンプルな環境を実現します。
| 対象企業規模 | すべての規模に対応 | 提供形態 | クラウド / SaaS |
| 参考価格 | ー | 無料トライアル | ◯ |
| 対応機能 | Webメール機能 / ファイル共有機能 / ワークフロー機能 / プロジェクト管理機能 / 勤怠管理機能 | ||
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
▶中小企業におすすめのグループウェア（使いやすさ・定着重視）
「社内全体でしっかり使いこなしたい」「操作に迷わず、教育コストをかけたくない」といった中小企業に適しているのが、使いやすさ・定着のしやすさを重視したグループウェアです。UIがわかりやすく、カスタマイズ性にも優れているため、ITリテラシーに差がある環境でもスムーズに社内展開が可能です。
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desknet's NEO
- 情報の集約と、業務改善を 完全ノーコードで実現できる
- ユーザーの活用が進みやすく、 高い効果を生むことができる
- クラウド・オンプレミス両対応で、多様な環境へ対応可能
株式会社ネオジャパンにより提供されている「desknet's NEO」は、初心者でも直感的に操作できる使用感と、充実した機能が魅力の国産Webグループウェアです。これまで紙媒体やエクセルなどで実施していた業務をシステム化できるため、業務効率のアップが期待できるでしょう。５ユーザーから数万ユーザーまで対応しています。
| 対象企業規模 | すべての規模に対応 | 提供形態 | オンプレミス / クラウド / パッケージソフト / SaaS / ASP |
| 参考価格 | 月額800円～/ユーザー | 無料トライアル | ◯（30日間） |
| 対応機能 | Webメール機能 / ファイル共有機能 / ワークフロー機能 / プロジェクト管理機能/勤怠管理機能 | ||
サイボウズ Office
- チームのコミュニケーションを助ける誰でもかんたんに使える機能
- パソコン、タブレット、スマートフォンなど様々なデバイスに対応
- ユーザーのニーズに合わせて進化しつづけ、累計導入80,000社突破
サイボウズ株式会社が提供する「サイボウズ Office」は、５ユーザーから利用ができる中小企業向けグループウェアです。ユーザーごとの表示内容設定に対応しており、よく使用する機能をトップベージに集約するなど自由なカスタマイズが可能です。リテラシーに関わらず誰でも操作しやすい設計で、はじめてグループウェアを導入する企業にも適しているでしょう。
| 対象企業規模 | 250名未満 | 提供形態 | クラウド / SaaS |
| 参考価格 | 月額600円～/ユーザー | 無料トライアル | ◯（30日間） |
| 対応機能 | Webメール機能 / ファイル共有機能 / ワークフロー機能 / プロジェクト管理機能 / 勤怠管理機能 | ||
Garoon
- 使いやすくベテランから若手社員まで社員全員に浸透する
- 管理者の負担を軽減できるシステム管理
- プラグインやAPIによる高い拡張性や豊富な連携製品
「Garoon」は、サイボウズ株式会社により提供されているグループウェアです。操作性の高いインターフェースにより、教育コストがかからず、短時間での浸透のしやすさに定評があります。誰でも使いやすいように設計されているため、幅広い世代や従業員のITリテラシーに差がある企業にもおすすめです。また、APIやプラグインにより、拡張性の高さも実現しています。
| 対象企業規模 | すべての規模に対応 | 提供形態 | オンプレミス / クラウド / パッケージソフト / SaaS |
| 参考価格 | 月額900円～/ユーザー 年額10,800円～/ユーザー | 無料トライアル | ◯（30日間） |
| 対応機能 | Webメール機能 / ファイル共有機能 / ワークフロー機能/プロジェクト管理機能 / 勤怠管理機能 | ||
Zoho Connect
- フィード機能で気軽に業務情報をやり取り
- タウンホール機能で専門知識を社内に周知
- ファイル共有機能でテキストやプレゼン資料の共同編集も
ゾーホージャパン株式会社が提供する「Zoho Connect」は、社内の情報共有とチームコミュニケーションを円滑にするグループウェアです。SNS感覚で気軽に意見を投稿できるほか、グループやチャンネル、フォーラム、マニュアルなど多彩な機能を備え、部門横断的な情報伝達とナレッジ共有を実現します。ファイルの共同編集やタスク管理にも対応し、組織の一体感を高めながら業務効率の向上に貢献します。
| 対象企業規模 | すべての規模に対応 | 提供形態 | クラウド / SaaS / ASP |
| 参考価格 | 内部ネットワーク：月額40円～/ユーザー ※無料プランあり | 無料トライアル | ◯（15日間） |
| 対応機能 | ファイル共有機能 / ワークフロー機能 | ||
▶中小企業におすすめのグループウェア（業務効率化重視）
「日々の業務が属人化している」「申請や共有に手間がかかっている」といった課題を感じている中小企業には、業務効率化を重視したグループウェアがおすすめです。
HotBiz8
- 一人 59.4円～利用できるクラウド型グループウェア
- 自由にカスタマイズ可能なワークフローを搭載
- 60日間 無料でお試し
「HotBiz8」は、株式会社ASJが提供するクラウド型グループウェアです。IP制限接続に対応しており、社外での運用も安全です。ビジネスチャット機能では未読や既読の確認も可能で、スムーズなコミュニケーションに役立つでしょう。また、申請業務ではすぐに利用できるテンプレートが豊富なうえ、ドラッグアンドドロップで独自のフォーム作成もできます。
| 対象企業規模 | すべての規模に対応 | 提供形態 | クラウド |
| 参考価格 | 初期費用13,200円～（税込み） 月額11,880円～（税込み） | 無料トライアル | ◯（60日間） |
| 対応機能 | Webメール機能/ファイル共有機能 / ワークフロー機能 / プロジェクト管理機能 / 勤怠管理機能 | ||
kintone
- 表計算ソフトや専門システムよりも快適・柔軟に
- 自社よりもスピーディー＆低コストな開発
- 思いついた業務改善をすぐに実行できる
サイボウズ株式会社が提供する「kintone」は、ノーコードで誰でも簡単に業務アプリを作成できるクラウドサービスです。営業や人事、顧客対応、情報システム部門など多様な業務に対応し、案件管理や問い合わせ対応の見える化、情報共有を実現。社内外の連携や進捗管理も効率化でき、業務ごとの柔軟な運用が可能です。あらゆる部門で活用できるため、全社的な業務改善とコミュニケーション活性化に貢献します。
| 対象企業規模 | すべての規模に対応 | 提供形態 | クラウド / SaaS |
| 参考価格 | 月額1,000円～/ユーザー | 無料トライアル | ◯（30日間） |
| 対応機能 | ー | ||
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
ジョブマネ
- 初期費用・サポート費用が０円！
- テレワークやインボイス制度にも対応！
- 定着率は96％！優れた操作性を誇る！
ジョブマネ株式会社が提供する「ジョブマネ」は、顧客情報や書類、スケジュール、工数、経費精算などを一元管理できるクラウド型業務管理システムです。電話メモやToDo連携で対応漏れを防ぎ、ワークフローや掲示板機能により社内の情報共有も円滑化。初期費用不要で導入しやすく、業務全体の効率向上と情報管理の精度向上に貢献します。
| 対象企業規模 | すべての規模に対応 | 提供形態 | クラウド / SaaS |
| 参考価格 | 初期費用無料 月額1,000円～ | 無料トライアル | ◯（30日間） |
| 対応機能 | ファイル共有機能 / ワークフロー機能 / プロジェクト管理機能 / 勤怠管理機能 / 経費精算機能 | ||
中小企業のグループウェア導入でよくある質問
中小企業でのグループウェア導入検討にあたってよくある質問を、FAQ形式でわかりやすく解説します。
- Q１． 無料で使えるグループウェアはありますか？
- はい、無料で使えるグループウェアもいくつか存在します。また、多くの有料製品でも30日間前後の無料トライアルが用意されているため、まずは操作感や機能を試してから導入を検討するのもおすすめです。以下の記事では、無料で使えるグループウェアを紹介しています。
- Q２．導入までにどのくらい時間がかかりますか？
- クラウド型のグループウェアであれば、申し込み後すぐに利用を開始できるものがほとんどです。初期設定やユーザー登録なども簡単なケースが多く、最短当日中に運用をはじめることも可能です。
- Q３．導入後にサポートしてもらえますか？
- 多くのグループウェア製品では、電話・メール・チャットでのサポートや、マニュアル・FAQの提供があります。なかには、初期設定の支援や運用アドバイスを含むプランもあるため、サポート体制が整っている製品を選ぶことで、ITに不慣れな企業でも安心して運用できます。
- Q４． スマートフォンやタブレットでも使えますか？
- 多くのグループウェアはモバイル対応しており、スマートフォンやタブレットからでも利用可能です。外出先や在宅勤務中でもスケジュール確認やファイル共有ができるため、業務の柔軟性が高まります。以下の記事では、スマホ対応のグループウェアアプリを紹介しています。
まとめ
組織力の向上や業務効率化に欠かせないグループウェアは、大企業から中小企業まで幅広く導入が進んでいます。ただし、製品によって使いやすさやセキュリティ性能、サポート体制などは異なるため、製品をそれぞれ比較したうえでの検討・導入をおすすめします。
以下のボタンからグループウェアの一括資料請求ができるので、機能や価格など詳細情報をもとに製品を見比べ、自社に最適な製品を導入しましょう。
