テレワークでなぜ「成果管理」すべきか？
まずテレワークでなぜ成果管理をしなければならないのでしょうか。成果管理が必要な理由を考えてみましょう。
仕事のプロセスを評価するのが難しい
テレワークは、仕事のプロセスの把握が難しい働き方です。多くの企業ではテレワークと並行してフレックスタイム制を導入しています。そのため、上司と部下が同じ時間に働く機会が少なくなる場合もあります。
また、物理的に距離が離れていると気軽にその場で声をかけることも難しいでしょう。管理職の中には、普段の何気ない会話から仕事の進捗状況や部下の状態を把握している人も少なくありません。こうした背景から、テレワークでは仕事のプロセスを評価することが難しくなり、成果管理の考え方がより必要になるのです。
コロナの影響により成果主義が主流になりつつある
新型コロナウイルスは、テレワークだけではなくジョブ型雇用の考え方を推し進めるきっかけにもなりました。歴史的な経済の停滞により、企業では少ない人員で生産性を高めることを検討しはじめています。
これまでの年功序列型の雇用制度では、人件費が高く生産性が低い人員を維持することができない社会状況となってきているのです。そのため、企業はこの機会にジョブ型雇用を導入し、専門性の高い人員だけを残し、成果で評価する方法へと切り替えることを検討しています。こうした企業の業績悪化を背景にして、より成果主義が加速しているのです。
テレワークの成果管理のコツ
理屈を理解していても、テレワークで成果管理を行うのはなかなか難しいものです。そこでテレワークにおける成果管理のコツをご紹介します。
業務を見える化する
まずは何よりも業務を見える化することが重要です。チームで仕事をしているなら、誰がいまどのような仕事を担当しており、どのような状態にあるのかを把握しましょう。Excelなどで業務分担表とWBSを作成し、チームで共有することでお互いの進捗状況がわかります。
万が一、品質や納期に影響が及びそうな業務があれば、上司や他のメンバーでフォローすることも時には必要でしょう。
定期的な１on１を行う
一方で管理者からは、テレワークだとチームで仕事をしづらいという声も聞こえてきます。そんなときは、上司と部下の間で最低週１回程度の１on１を行うことがおすすめです。
週初めや週の終わりに、仕事の進捗状況を確認するとともに、次の１on１までにどのようなことをするのか目標を立てましょう。目標に対する進捗が明確になり、万が一の場合にもすぐにフォローできるようになります。
テレワークにおける成果管理方法
では、具体的にテレワークではどのように成果管理を行えばよいのでしょうか。
成果物単位で管理する
成果管理の基本は、成果物を決めることです。成果物は年単位の目標を基準として、タスクごとに成果物を決めましょう。例えば人事制度を改定するという業務であれば、資料作成や稟議起案などマイルストーンごとに成果物を決めるとよいでしょう。
成果基準を決めておく
成果物を決めたら、必ず成果基準も決めましょう。例えば納期を定めて、納期を守ることを達成基準とする方法があります。あるいは品質基準として、一定ラインの品質をクリアすることを基準としてもよいでしょう。
いずれにしても基準を決めることで、もともと目標としていた成果に到達したか否かを判断することができます。
テレワークでおすすめの管理ツール
こうしたテレワークの成果管理はExcelや紙のメモ帳でもできますが、ツールがあった方が共有や記録がしやすくなります。そこでテレワークでおすすめの管理ツールをご紹介します。
プロジェクト管理ツール
業務を見える化して業務効率を上げるためには、プロジェクト管理ツールがおすすめです。プロジェクト管理ツールの多くは、担当者に仕事をアサインする機能や、誰がいつまでにどのようなタスクを完了すべきか一目でわかる機能を搭載しています。ツールによってはチャット機能やコメント機能により、チームでコミュニケーションをとることもできます。
１on１ツール
成果管理の基本である、上司と部下との１on１には１on１ツールを使用しましょう。１on１ツールでは、いつどのような面談指導を行ったのか記録に残すことができます。特に１on１で成果物とその達成基準について合意した場合は、必ず記録に残す必要があるでしょう。過去の記録も簡単に呼び出すことができて便利です。
まとめ
テレワークにおける成果管理は、慣れれば難しいものではありません。これまでの働き方と同じように、上司と部下との間できちんと目標や成果物について合意が得られていれば問題ないでしょう。
また、コミュニケーションのとりづらさはチャットツールを活用することで解消できます。チャットにより、対面よりも気軽で高頻度なコミュニケーションが可能になることで成果管理もしやすくなるでしょう。ツールを活用しながらテレワークの成果管理を行ってみてはどうでしょうか。
