マイナンバーをエクセルで管理するときの注意点
まずは、マイナンバーをエクセルで管理するときの注意点を見ていきましょう。
エクセル管理ならパスワードと物理的な鍵が必要
エクセルでマイナンバーを管理する場合は、まずファイルと端末にパスワードをかけます。そしてその後、鍵のかかる場所に保管しなければなりません。保存しているエクセルファイルを担当者以外が操作・閲覧できる状態はNGです。
また、ファイルにパスワードを設定するだけでなく、保存している端末にもログインパスワードを付与してください。パスワードを有効にした上で鍵のかかるキャビネットなどに保管する必要があります。これは端末が盗難に遭わないようにするための対策です。
また、マイナンバーのリストを印刷している場合も、端末と同様に鍵付きの場所に保管しなければなりません。
マイナンバーは安全管理措置に従って管理しなければならない
マイナンバーをエクセルで管理するときは、ガイドラインに従う必要があります。定められている４つの安全管理措置は以下のとおりです。
- 組織的安全措置
- 組織的安全措置とは、マイナンバーを管理する担当者を明確に決めることです。基本的には、担当者以外の従業員が関われないような仕組みづくりを行わなければなりません。
- 人的安全措置
- 人的安全措置とは、適切に管理できるよう担当者に正しい取扱い方の教育を行うことです。
- 物理的安全措置
- マイナンバーを管理している端末・場所は鍵をかけるなど物理的な対策を行わなければなりません。
- 技術的安全措置
- マイナンバーを管理する場合は、パスワードやアクセス制限の設定といった技術的安全対策が必要です。
マイナンバーを管理するときのポイント
つづいて、マイナンバーを管理するときのポイントを見ていきましょう。
エクセルはリスクが高いため推奨されていない
マイナンバー管理をエクセルで行うことは推奨されていません。情報漏えいのリスクが非常に高いためです。規模が小さい企業であれば専用ツールを導入せずに、エクセルでの管理を検討することが多いでしょう。
しかし、エクセルは安全性を確保する対策が非常に難しいです。もしエクセルで管理している場合は、ほかの方法を検討しましょう。
従業員に利用目的をあらかじめ通知する義務がある
業務で利用することはまだ少ないですが、年末調整の書類など手続き関連でマイナンバーは求められます。このように公的機関へ提出する書類にマイナンバーが必要である旨を伝えてから収集しましょう。
また、一度収集したマイナンバーを別の理由で利用することはできません。このような場合は、再度利用目的を通知する必要があります。
管理負担が大きいならマイナンバー管理システムを使う
負担を軽減させたい場合は、マイナンバー管理システムを使うことをおすすめします。
マイナンバーを管理するためには、データ管理機能以外にもアクセス権限を付与する機能が求められます。システムを導入するときは、ほかにも操作ログを取得できるかどうかも重要です。誰がいつデータを操作したか把握できるようにすれば、セキュリティ強度を高められます。
マイナンバー管理システムの導入検討を！
マイナンバーは従業員の重要な個人情報であるため、ガイドラインに沿った管理・運用をしなければなりません。エクセルでのマイナンバー管理も可能ですが、安全性を保つのは難しいでしょう。
パスワードの設定だけでなく、端末を鍵がかかる保管庫に入れなければなりません。そこで、専用ツールの活用がおすすめです。従業員のマイナンバーを安全に管理するためにも、マイナンバー管理システムの導入検討を行いましょう。
