【2025年】文書保管サービス比較７選｜費用・選び方・注意点も解説

文書保管サービスとは

文書保管サービスとは、企業が保有する書類を専用倉庫で預かり、安全に管理するサービスのことです。「書類保管サービス」と呼ばれることもあります。取引に関わる帳票類や会計帳簿、稟議書、議事録などには保存義務があるものも多く、必要に応じて取り出せるよう整理・保管しなければなりません。

こうした文書管理の工数を削減し、業務効率化や情報の有効活用を図るために、文書保管サービスを導入する企業が増えています。サービスによっては、セキュリティや防災対策に優れたもの、文書の廃棄・ラベリング整理など、オプション機能を備えたものもあります。

文書保管サービスをお探しの方へ

この記事では、文書保管サービスを目的別に分類し比較します。各社サービスの対応機能やレビュー評価、特徴については、一覧表から比較するのもおすすめです。「すぐにサービスの選定に移りたい」という方は、以下のタイプをクリックして、詳しい製品情報をご覧ください。

▶セキュリティ重視型の文書保管サービス

機密情報や社外秘の文書を確実に守りたい企業に

▶コスト重視型の文書保管サービス

小規模からはじめたい中小企業や、費用を抑えたい事業者に

▶電子化・DX対応型の文書保管サービス

紙の管理をやめて業務効率化・リモート対応を進めたい企業に

文書保管サービスの導入メリット

文書保管サービスの導入により、期待できる効果について解説します。

保管スペースを削減できる

文書保管サービスでは文書を外部倉庫で管理するため、自社の保管スペース削減が可能です。また、箱やケースごとの料金体系であることも多く、一般的なオフィスをレンタルするよりもコストを抑えられます。

外部倉庫を使用することで空いたスペースは、商談ルームや談話室などに有効活用できます。オフィスの縮小も可能でしょう。

Webサイトで書類の検索や配送依頼ができる

預けた書類はWeb管理システムで管理され、Web上で書類を検索できます。さらに倉庫に行かずともWebから必要書類の配送依頼が可能です。オフィスで文書を保管するのに比べて、文書の整理・検索を効率化できるでしょう。

機密書類を安全に管理・破棄できる

文書保管サービスでは書類の管理も容易になるため、期限が到来していないのに文書を廃棄したり、期限切れ文書の処理を忘れたりすることもありません。保管期限が定められた重要書類を安全に一括管理できるでしょう。サービスによっては、書類の廃棄処分にも対応します。

また、倉庫内を有人監視や生体認証、IDカードなどで入退室管理するため、なりすましによる流出被害も防ぎます。

文書保管サービスの３つのタイプ

文書保管サービスは、その目的や導入のしやすさによって主に３つのタイプに分けられます。自社の課題や用途に合った分類から、最適なサービスを見つけましょう。

セキュリティ重視型

このタイプは、情報漏えい・紛失・災害といったリスクから文書を守るための「物理・情報セキュリティ体制」が充実しています。耐火・耐震構造の倉庫、生体認証、監視カメラ、専用車両での輸送などが代表的な対策です。契約書や人事書類、医療記録などの重要書類を、監査対応やBCP対策の一環として安全に保管したい企業に最適です。

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コスト重視型

１箱から利用できる低価格プランや明快な料金体系が魅力の文書保管サービスです。最低限の保管機能に絞ることで導入ハードルが低く、初めての利用でも安心です。事務所のスペースが足りない中小企業や、コストを抑えたい個人事業主に向いています。

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電子化・DX対応型

このタイプは、スキャン代行やWeb閲覧、社内システムとの連携など、紙文書のデジタル化に強みがあります。業務効率化やテレワーク環境にも対応し、保管だけでなく活用も重視。書類の検索性を高めたい企業や、ペーパーレスを進めたい中堅企業におすすめです。

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文書保管サービスの比較ポイント・選び方

文書保管サービスを比較検討する際に、製品サイトなどでチェックすべきポイントや選び方について解説します。

セキュリティ性と災害対策

文書保管サービスを選ぶ際は、情報漏えいや災害リスクに備えた対策が講じられているかを確認しましょう。監視カメラや生体認証などの入退室管理体制、専用車両による輸送の安全性に加え、倉庫の耐震・耐火・耐水構造や立地の安全性も重要です。ハザードマップでリスクの低い地域にあるかも見ておくと安心です。

さらに、機密文書の処分対応（溶解処理）やアクセスログの管理などがあると、より高いセキュリティ性が期待できます。

書類の返却スピード

業務を進めるなかで、保管中の書類が急に必要になることもあります。そのため、書類の返却スピードは重要な比較ポイントです。書類の出し入れにかかる日数はサービスごとに差があるため、事前に確認しておきましょう。

返却スピードの目安は、即日または翌日に届く対応があるかどうかです。24時間365日いつでも返却依頼ができる体制があると、緊急時にも安心です。保管する文書の種類や使用頻度に応じて、自社に必要なスピード感を把握しておきましょう。

サービスの充実度やサポート対応力

文書の保管以外に、どのようなサービスがあるのかも確認しましょう。近年は文書の電子保存に関する法改正が進んでおり、電子化や電子契約、タイムスタンプ機能などを備えたサービスも登場しています。ほかにも、文書管理システムの提供や、機密文書の回収・溶解処理などに対応しているサービスもあります。自社の課題や業務フローに応じて、保管から廃棄までを一元管理できるサービスを選ぶのが理想です。

また、サポート対応の丁寧さも比較のポイントです。導入前の相談に対応してくれるか、トラブル時に迅速かつ丁寧なサポートが受けられるかなど、実際の対応力も確認しておきましょう。

保管単位の柔軟性

文書は、箱・ファイルボックス・冊子・１件単位など、さまざまな形式で保管されます。そのため文書保管サービスを選ぶ際は、自社の文書に適した保管単位に対応しているかを確認しましょう。途中で保管方法を変えたい場合に備え、保管単位を柔軟に切り替えられるサービスだと安心です。

例えば、頻繁に使う文書は、検索性と機密性に優れたファイル保管が適しています。反対に、使用頻度が低い文書は、箱でまとめて保管したほうがコストを抑えられるでしょう。箱保管は収納効率が高く、コストパフォーマンスにも優れています。ファイルやフォルダでの保管は管理性が高い一方で、費用が割高になる傾向があります。文書の種類や利用頻度に応じて、適切な保管方法を選びましょう。

文書保管サービスの費用相場

文書保管サービスの費用は、保管箱数やオプション機能の有無、導入規模によって大きく変動します。参考価格の一例として、１箱あたり月額100円程度から利用できるプランもあれば、クラウド型の契約書管理機能を備えたサービスでは月額数万円規模となる場合もあります。

また、スキャンや配送、廃棄処理といったオプションを利用する場合は、別途費用が加算されるのが一般的です。導入にあたっては、初期費用・月額費用・追加機能の有無を確認し、自社の運用ニーズに合ったサービスを選ぶことが大切です。

詳しい料金やサービス内容については、各社の資料で確認・比較するのがおすすめです。下のボタンから、気になる製品の資料を無料で一括請求できます。ぜひご活用ください。

【比較表】おすすめの文書保管サービス

おすすめの文書保管サービスを一覧にまとめました。ランキング上位の製品を比較表の左から順に紹介しているため、導入検討中の方にも人気傾向が一目でわかります。

また、この記事で紹介している主要なサービスを調査して見えてきた、文書保管サービスの特徴や傾向を以下にまとめています。製品の比較検討にお役立てください。

• ●多くの製品が基本的なセキュリティ対策を備えているが、なかには災害対策や輸送体制まで含めた高度な管理を実現するサービスもある。
• ●電子化やPDF化に対応し、文書活用を支援する機能をもつサービスが増えている。
• ●料金は非公開とされている製品が多く、導入規模や内容によって個別見積もりとなるケースが一般的。
• ●契約書管理や通知機能など、特定業務に対応した機能を備えたサービスは一部にとどまる。

▶セキュリティ重視型の文書保管サービス

高度なセキュリティ体制を備えた、おすすめの文書保管サービスを紹介します。

※レビュー評価は2025年５月１日時点における実数を表示しています。"ー"表記はまだレビュー投稿がありません。

▶コスト重視型の文書保管サービス

小規模な運用にも対応し、初めてでも検討しやすいサービスを紹介します。

※レビュー評価は2025年５月１日時点における実数を表示しています。"ー"表記はまだレビュー投稿がありません。

スマート書庫（すましょ）

三井倉庫ビジネスパートナーズ株式会社の書類保管サービス「スマート書庫（すましょ）」は、１箱月額100円から保管できます。すべての手続きはWeb上で行え、預け入れ時の見積もりなども不要です。また、登録するとスマート書庫管理ソフトが無料で利用でき、倉庫の書類とあわせて社内の書類も管理できます。個人事業主の利用も可能。

対応エリア	全国（沖縄・離島を除く）	参考価格	初回預け入れ1,000円/箱、月額保管料100円/箱
保管書類	書類のみ（磁気を発し、その他の保管品に影響を与える物品は不可）

▶電子化・DX対応型の文書保管サービス

スキャンやPDF化によって、紙文書の管理・活用を効率化できる文書保管サービスです。

※レビュー評価は2025年５月１日時点における実数を表示しています。"ー"表記はまだレビュー投稿がありません。

デジ倉 機密文書保管サービス

株式会社大塚商会が提供する「デジ倉　機密文書保管サービス」は、企業の機密文書を外部倉庫で保管し、必要な文書は電子化してメールで送付します。文書保管とあわせてオプションで抹消処理サービスも用意されているため、文書管理から廃棄までトータルサポートできます。

対応エリア	ー	参考価格	年額18,000円/５箱分
保管書類	重要文書、技術資料、図面、経理伝票、技術資料ファイル、カルテ、レントゲンフィルム、記録メディア、マイクロフィルムなど

※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。

製品やサービス比較に欠かせない資料は以下のボタンから、無料で一括請求可能です。ぜひ有効活用ください。

文書保管サービスを利用する際の注意点

文書保管サービスの利用はメリットも多いですが、効果を最大限受け取るためには気をつけるべきポイントもいくつかあります。

書類は選別して預ける

文書保管サービスは、利用のたびに費用が発生するのが一般的です。そのため、業務上のすべての書類を預ける必要はありません。頻繁に使う文書は社内で保管するなど、予算や業務に応じた使い分けが大切です。

外部に預ける文書は、会計帳簿などの法定保存文書や、すぐには使わないが業務上重要なデータや資料を優先するとよいでしょう。

費用対効果や導入前とのコスト比較が必要となる

文書保管を外部委託しても、費用対効果が低ければ意味がありません。導入前には、現在の文書保管コストを把握し、サービス利用によって十分な効果が見込めるかどうかを検討しましょう。

自社で保管する場合にかかる家賃や人件費と、文書保管サービスの料金とを比較することで、導入判断の材料になります。

まとめ

文書保管サービスは、自社の保管スペースを削減し、機密書類の安全な管理や廃棄を支援する便利な手段です。導入を検討する際は、まず資料を請求して自社に合ったサービスを比較・検討し、見積もりを取りましょう。そのうえで、費用に見合った効果が得られるかを確認したうえで導入することが大切です。