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在庫管理における棚卸とは?目的や種類、効率化の方法とツールも紹介

在庫管理における棚卸とは?目的や種類、効率化の方法とツールも紹介

在庫管理は企業の経営を支える重要な業務の一つですが、その基盤となるのが「棚卸」の精度です。特に取扱商品が多い企業では、棚卸作業に膨大な時間と労力がかかり、ミスや差異が発生しやすくなります。

この記事では、棚卸の基本から、実施目的・評価方法・差異の原因・効率化の手段までを解説します。棚卸業務の負担を軽減しつつ、正確な在庫管理体制を築きたい方はぜひ参考にしてください。

目次

    棚卸とは

    棚卸とは、一定のタイミングで倉庫や店舗に保管されている在庫の数量を確認し、帳簿やシステム上の記録と一致しているかを検証する作業です。特に月末や年度末などの決算期には、実地での在庫数チェックが重要視されます。

    この作業を通じて在庫の過不足がないかを確認し、万が一差異が見つかった場合には、その原因を特定する必要があります。通常業務を一時的に止めて、作業員が総出で対応するケースも多く、企業にとっては時間と労力のかかる業務の一つです。

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    棚卸の目的:企業としての利益を確認するため

    棚卸は在庫を数えるだけでなく、利益や経営状況を正確に把握するための重要な業務です。ここでは、棚卸が果たす主な3つの役割について解説します。

    利益計算の正確性を担保する

    棚卸の結果は、売上原価の算出に直結します。企業会計の原則では、「販売された商品の仕入れ原価」のみを費用として計上するため、期末在庫を正確に把握しないと、利益が過大・過少に算出されてしまいます。期首・期末の棚卸差額が原価に影響を与え、正しい利益の算出には欠かせないのです。

    在庫戦略の見直しにつながる

    棚卸を通して、売れ残っている商品や、回転の遅い在庫を把握できます。これにより、仕入れ数の見直しやプロモーション施策の強化といった、在庫を適切にコントロールするための戦略立案が可能になります。特に賞味期限のある食品やトレンド変動の激しい商品を扱う業種では、定期的な棚卸による判断が重要です。

    資産評価の正確性と信頼性を保つ

    棚卸で確定した在庫金額は、貸借対照表上の「棚卸資産」として企業の資産計上に反映されます。もし在庫の数が実態とあっていなければ、財務諸表の信頼性が損なわれ、銀行や投資家、株主など外部ステークホルダーへの説明責任を果たせなくなります。棚卸は、資産評価の裏付けを取るうえでも欠かせない業務です。

    棚卸の種類

    棚卸を正確かつ効率的に行うには、計画的な手順に基づいた実施が欠かせません。基本的には、「実地棚卸」と「帳簿棚卸」の2つの方法を組み合わせて行うのが一般的です。

    実地棚卸は、倉庫や店舗にある実際の在庫を目視やツールで数える方法です。実施方法は主に2種類あり、全体の業務を一時的に止めて一括で在庫を確認する「一斉棚卸」と、通常業務を続けながら一部ずつ定期的に確認する「循環棚卸」に分けられます。

    一方、帳簿棚卸は、在庫管理システムや帳簿上に記録された入出荷データをもとに、現在の在庫数を計算する方法です。日々の取引記録が正確に反映されていれば、実地棚卸の頻度や負担の軽減も可能です。

    実在庫と帳簿在庫を照合し、差異がないかを確認することで、誤出荷・紛失・記録ミスなどの問題を早期に把握できます。そのため、多くの企業ではこの2つの方法を併用し、信頼性の高い在庫管理体制を構築しています。

    棚卸の実施方法についてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。

    関連記事 倉庫の棚卸業務の手法と改善のヒントをご紹介

    棚卸在庫の評価方法

    棚卸によって確認された在庫は、財務上「棚卸資産」として計上されます。このとき重要になるのが、在庫をどのような価格で評価するかという「在庫評価方法」です。評価方法によって利益の算出にも影響が出るため、適切な手法を選ぶことが求められます。

    主な在庫評価方法の種類

    企業会計における在庫評価方法には、主に以下の4つがあります。

    ■先入先出法
    先に仕入れた在庫から順に出庫されたとみなす方式。物価が上昇している場合、評価額が低くなりやすく利益は高く出やすい。
    ■後入先出法(LIFO)
    後に仕入れた在庫から出庫されたとみなす方式。物価が上昇している場合、評価額が高くなりやすく利益は圧縮されやすい。
    ■平均法
    仕入れ価格の平均単価で評価する方式。価格変動の影響を受けにくく、安定した評価が可能。
    ■個別法
    在庫1点ごとに仕入れ価格を特定して評価する方式。高額商品やロット管理が必要な業種で採用される。

    業種や運用方針に応じた使い分け

    どの評価方法を選ぶかは、企業の業種や商品特性、経営方針によって異なります。例えば、食品や日用品など回転が速い商品を扱う業種では「先入先出法」が適している一方、資材や原料など価格変動が大きい商品では「平均法」が選ばれることもあります。

    また、会計処理における整合性や税務対応の観点から、評価方法の変更には制限があります。導入時には会計士や税理士と相談のうえ慎重に判断しましょう。

    評価方法の見直しだけでなく、在庫管理の仕組みそのものを効率化したいと感じた方は、以下のページから各種在庫管理システムの資料を一括請求できます。

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    在庫差異が起きる4つの原因

    棚卸は、実際の在庫(実在庫)と帳簿やシステム上の在庫(理論在庫)の差異がないかを確認する作業です。しかし、実施の結果として過不足が見つかることも少なくありません。ここでは、主な在庫差異の原因を4つ紹介します。

    棚卸中のカウント漏れ・重複カウント

    在庫差異の原因としてもっとも多いのが、棚卸時のカウントミスです。倉庫内の整理が不十分で、商品が見えにくい場所に置かれていたり、空の段ボールの陰に隠れていたりすると、カウント漏れが発生しやすくなります。

    また、複数人で棚卸を行う際には、同じ商品を重複してカウントしてしまうこともあります。こうした人為的なミスを防ぐためには、事前の3S(整理・整頓・清潔)の徹底と、役割分担・チェック体制の明確化が重要です。

    記録漏れによる在庫減の見落とし

    出荷以外の理由で在庫が減少したにもかかわらず、それが記録されていないケースもあります。例えば、営業用のサンプルとして提供したり、庫内で誤って破損してしまったりした場合が該当します。

    特に、破損品を作業員が自己判断で廃棄し、報告・記録しなかった場合、帳簿には在庫があるのに実物が存在しない状態になります。こうした記録漏れを防ぐためには、ルールの整備と報告フローの徹底が必要です。

    商品の取り置きによる認識のズレ

    顧客からの要望などで、出荷処理は済んでいるものの、実際には商品が倉庫内に「取り置き」されているケースもあります。このような状態は、帳簿上の在庫と現物が一致せず、差異の原因となります。

    可能であれば、取り置きの運用自体を見直すことが望ましいですが、難しい場合はシステム上に「取り置き在庫」などの管理区分を設け、棚卸対象外として明確に区別できるようにしましょう。

    入荷時の納品ミス

    在庫差異の原因は自社内に限らず、仕入先からの納品ミスが発端となる場合もあります。例えば100個納品予定だった商品が99個しか届いていなかった場合、帳簿と実在庫が一致しなくなります。

    入荷時には、納品書と実際の数量を必ず照合し、異なる場合は速やかに訂正記録を行うことが重要です。入荷時点でのチェック体制を強化することが、後の棚卸精度にもつながります。

    そのほかの在庫差異の要因や対策については、以下の記事もご参照ください。

    関連記事 棚卸差異の原因は?在庫数が合わない場合の仕訳や対処法も解説

    棚卸を効率的に行う方法とツール

    棚卸業務は、在庫管理の中でも特に工数がかかりやすく、人為的ミスも発生しやすい工程です。差異が生じる原因の多くは、現場での準備不足や情報管理の煩雑さに起因しています。そこで、ここでは棚卸をより正確かつスムーズに行うための具体的な方法やツールをご紹介します。

    事前準備として業務マニュアルを整理する

    棚卸作業に取りかかる前に、まず必要なのが業務マニュアルの作成です。棚卸の規模が大きくなればなるほど、関わる人員や作業工程も増えるため、事前のルール整備が欠かせません。

    マニュアルには「棚卸の手順」「確認すべきポイント」「差異が出た場合の対処法」などを明文化し、作業前に全員で共有しましょう。これにより、判断のバラつきやミスを防止し、現場の混乱を最小限に抑えられます。

    Excelを使って在庫管理表を作成する

    棚卸業務を支援するツールとして、Excelはもっとも手軽で導入しやすい方法の一つです。テンプレートを活用すれば、自社にあわせた棚卸表や在庫管理表を作成できます。

    Excelを活用するメリットには以下があります。

    • ●初期コストがかからない
    • ●社内のほとんどのメンバーが使い慣れている
    • ●自由なカスタマイズが可能

    一方で、Excelによる管理には限界もあります。

    • ●データが増えるとシートが複雑になりやすい
    • ●同時編集ができないためリアルタイム性に欠ける
    • ●入力ミスや管理者ごとの運用差が生まれやすい

    こうした課題を感じている場合は、より効率的に管理できる専用の在庫管理システムの導入も検討しましょう。Excelでの在庫管理表作成について、詳しくは以下の記事をご覧ください。

    関連記事 エクセルで在庫管理表を作るには?方法・メリット・デメリットを解説

    バーコード・QRコードで在庫を管理する

    在庫商品にバーコードやQRコードを貼り付けておくことで、商品番号の手入力ミスを防ぎ、効率的な管理が可能になります。目視や手書きによる棚卸ではミスが発生しやすく、記録にかかる時間も多くなりがちですが、バーコードをスキャンすれば素早く正確なデータ取得ができます。

    専用のハンディターミナルを活用すれば、商品を一つひとつスキャンするだけで在庫数を記録・集計でき、棚卸だけでなく日常の入出庫管理にも応用可能です。

    バーコードやQRコードを活用した在庫管理については、以下の記事もご覧ください。

    関連記事 バーコードを使った在庫管理や棚卸のメリットとは?費用や失敗例、QRコードとの比較も解説

    RFIDを使って非接触で在庫管理する

    RFID(ICタグ)は、商品に貼付されたタグ情報を電波で読み取る非接触型の管理方式です。バーコードやQRコードとは異なり、離れた場所から複数の商品を同時にスキャンできるため、棚卸のスピードと精度が格段に向上します。

    RFIDは一つのタグに多くの情報を記録できるうえ、梱包されたままでも読み取れるのが特徴です。これにより、手入力の削減・ヒューマンエラーの防止・作業負担の軽減といった効果が見込めます。

    RFIDによる在庫管理の効率化や事例については、以下の記事をチェックしてください。

    関連記事 在庫管理にRFIDを導入するメリット・デメリットは?活用事例やおすすめシステムも紹介

    在庫管理システムを導入して自動化する

    棚卸や日常の在庫管理をさらに効率化したい場合は、専用の在庫管理システムの導入も有効です。バーコードやRFIDの読み取りと連携することで、入出庫情報の自動記録や在庫数のリアルタイム更新が可能になります。

    例えば、従来は商品名や数量を紙にメモしていた棚卸作業でも、ハンディターミナルで商品コードを読み取り、数量を入力するだけでデータが自動集計・反映されます。これにより、入力ミスを防ぎながら作業時間も大幅に短縮できます。

    さらに、クラウド型のシステムであれば社内外の複数拠点から在庫情報を共有・閲覧できるため、全社的な在庫最適化にも貢献します。在庫管理システムの基本や導入メリットについて詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

    関連記事 在庫管理システムとは?特徴・機能・おすすめ製品も紹介!

    まとめ

    棚卸は、企業が正確な在庫数と在庫価値を把握し、利益や業績を適正に管理するために欠かせない業務です。特に近年は、バーコードやRFID、在庫管理システムなどのツールを活用することで、手間のかかる棚卸業務を効率化・自動化する企業が増えています。

    在庫差異の発生を防ぎ、正確かつスピーディな棚卸を実現するには、自社にあった方法やツールの選定が不可欠です。この記事で紹介した内容を参考に、自社の棚卸業務を見直し、在庫管理の精度向上と業務効率化を目指しましょう。

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