ワークフローとグループウェアの違いとは？比較解説
ワークフローとグループウェア、両者の違いを理解できているでしょうか。まず、ワークフローとグループウェアの違いを比較しながら解説していきます。
ワークフローは「仕組み」グループウェアは「ツール」
ワークフローとグループウェアは共に組織の業務効率化を図るものですが、前者は業務の流れを明確化するための仕組みで、後者は社員同士をつなげるツールです。
ワークフローとは
そもそもワークフローとは旅費精算や稟議書などの、各申請書類の申請から承認・決済に至る一連の業務の効率化を図る仕組みです。そして、ワークフロー業務を効率化するツールとしてワークフローシステムがあります。
グループウェアとは
従業員のスケジュール管理やタスク管理、または社内SNSを利用して情報の共有や従業員同士のコミュニケーション活性化を図り、組織全体の効率化を目指すツールです。
グループウェアについて詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。
ワークフローシステム＝申請・承認業務の流れを電子化したもの
ワークフローシステムは、申請から承認・決済までの一連の業務を自動化し、電子化したものです。適正なルートで一連の業務が実現できるため、内部統制強化も図れます。
また、クラウド型の製品であれば社外での業務も可能で、申請者や承認・決済者はさまざまな端末から業務することが可能です。申請書が承認済みか確認もできるため、業務の停滞が少なくなります。
各種書類は電子化されデータベース上に保存されるため、改ざんのリスクも少なくなり内部統制強化が実現可能です。
グループウェア＝スケジュール管理や情報共有をするもの
グループウェアは、従業員のスケジュール管理や社内SNSを利用して情報共有をサポートするツールです。
従業員のスケジュールを可視化することで時間を有効活用でき、チームワークを必要とする業務に効果を発揮するでしょう。また、ToDo機能やタスク管理機能の活用により従業員の進捗状況を把握でき、業務の割り振りの最適な判断材料になります。
電子会議室機能の活用により各拠点との会議がすぐに行え、タイムリーな情報交換や意思決定の手段の１つとして役立ちます。
ワークフローとグループウェア検討時に意識すべきポイント
ワークフローシステムとグループウェアの違いを理解した上で、２つのツールを導入するポイントについて解説していきます。
「自社の課題・改善点」を考える
まず、ワークフローシステムとグループウェアを導入するに至る自社の課題や、改善点を明確化しましょう。ワークフローシステムは申請業務の効率化を図る一方で、グループウェアは情報共有による業務の効率化を図るツールです。
グループウェア製品の一部にワークフローの機能を搭載した製品もありますが、ワークフローの機能を網羅しているわけではありません。もし、内部統制強化を課題と考えるのであれば機能としては十分ではないため、ワークフローに特化した製品の選定を行うべきでしょう。
「費用対効果」を考える
ワークフローシステムとグループウェアの製品価格を比較すると、一般的にグループウェアのほうが高く設定されています。グループウェアの多機能に惹かれて製品の選定をしてしまうと、結局ほとんどの機能を使いこなせなかったということになりかねません。
そのような事態を避けるためにも、機能と金額の両面を比べながら自社の課題を解決できる製品を選定するようにしましょう。
「運用のしやすさ」を考える
ワークフローは、永年定型化されたものを使い続けるわけではありません。組織編成や会社の事業規模が変わることによって、承認ルールなども変化していきます。ですので、カスタマイズしやすいシステムかどうかは重要なポイントです。
グループウェアの機能の一部であるワークフローを利用している場合、その機能のみのカスタマイズはできるのか、あるいはグループウェアごと切り替えを行うのか検討しなければいけません。
「使いやすさ」を考える
使いやすさも大切な選定ポイントです。直感的な操作ができ、シンプルな画面遷移であれば担当者も無理なく使いこなせるはずです。それを確かめるためにも無料トライアルを利用して、導入前に操作性や機能面などを確認することをおすすめします。
ワークフローシステムとグループウェア、どちらを導入する？
製品を導入する際、ワークフローとグループウェアのどちらが良いのでしょうか。近年の導入状況はどうなっているのでしょうか。
すでにグループウェアを導入している企業が、申請業務の効率化や文書の電子化を図るためにワークフローシステムを導入する事例が増えつつあります。やはり、グループウェアに搭載されているワークフロー機能では、対応しきれなくなっているケースがあります。
ワークフローシステムを導入すれば、ありとあらゆるケースに対応可能なため、グループウェアとワークフローシステムの両システムによる運用を図る企業が増えてきています。
導入時の選び方にお困りの方は以下の記事をご覧ください。
無料でワークフローシステムを活用するには？
ワークフローシステムを導入したほうが良いのはわかったけど、コストがネックと感じる方もいると思います。そんな方向けに無料で活用できるワークフローシステムを紹介します。
詳細は以下の記事を参考にしてください。
目的に合わせた製品選択を！
ワークフロー自体の機能やパフォーマンスを重視するのであれば専用システムとなります。母体となるシステムとの連携を考えるのであれば、多機能タイプとなります。さまざまなシステムを比較検討し、ワークフロー導入の目的に即した製品をお選びください。
